Dokumentation mit Hilfe eines online Belegungsplans im Sport - Venuzle
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Dokumentation mit Hilfe eines online Belegungsplans im Sport

By 22. June 2020 No Comments

Krisenmanagement oder Tool für die Zukunft?

Seit einiger Zeit müssen Sportanbieter aller Art Platz- und Hallenbelegungen genau dokumentieren. Dabei kann ein online Belegungsplan behilflich sein. Warum Vereine nun die Dokumentationspflicht einhalten müssen und wie der virtuelle Plan helfen kann, zeigen wir hier. Außerdem klären wir die Frage, ob ein online Buchungssystem der Durchbruch oder doch nur ein “notwendiges Übel” für die Zukunft der Sportverwaltung ist!

Inhaltsverzeichnis

  • Warum herrscht Dokumentationspflicht im Sport
  • Was ist ein online Belegungsplan
  • Was sind die Vorteile eines online Belegungsplans
  • Online Buchungssystem – Der Durchbruch für den Sport?
  • Fazit: Krisenmanagement oder Zukunftstool

Warum herrscht Dokumentationspflicht im Sport?

Das Leben hat sich durch Corona erheblich verändert. Natürlich ist auch das Ausüben von Sport davon betroffen. Sportvereine dürfen zwar wieder aufsperren, allerdings sind genaue Auflagen einzuhalten. Momentan gelten folgende Auflagen für das Ausüben von Sport (Quelle: Sport Austria FAQ Coronakrise):

Weitere Lockerungen werden bald erwartet. Was zu diesen Auflagen hinzukommt ist, dass im Falle einer Corona-Erkrankung genau dokumentiert werden muss, welche Personen miteinander Kontakt hatten sowie die Art des Kontaktes. Dieses Problem können Vereine für ihre Sportkurse zum Beispiel mit Teilnehmerlisten lösen. Da wir aber bereits im Zeitalter der Digitalisierung angekommen sind, sollten Sportvereine eigentlich keine handgeschriebenen Listen mehr führen. Das bedeutet für diese unglaublichen Mehraufwand. Was aber haben sie für eine Alternative?

Was ist ein online Belegungsplan?

Online-belegungsplan

Online Belegungsplan

Sportvereine können alternativ zu händisch geschrieben Listen einen online Belegungsplan mit integriertem online Buchungssystem nutzen. Der ein oder andere stellt sich jetzt vielleicht die Frage: Warum brauche ich das? Ich bin bis jetzt mit Word und Excel gut zurecht gekommen und das ist ja in gewisser Weise auch “online”. Das mag sein, aber mit der Corona-Krise MUSS eine nahtlose Dokumentation herrschen. Das heißt, es muss wirklich ALLES dokumentiert werden. Das beschränkt sich nicht auf das Schicken der ein oder anderen Rechnung. Wenn die Dokumentation nicht stattfindet und ein Corona Fall auftritt, muss der Verein vorübergehend zusperren.

Um dies zu verhindern gibt es die Möglichkeit einen online Belegungsplan zu implementieren. Dieser erfasst alle Teilnehmer automatisch und dokumentiert wer wann mit wem in der Halle oder auf dem Platz war. Wenn also ein Sportler am Corona Virus erkrankt, kann alles genauestens nachverfolgt werden.

Was sind die Vorteile eines online Belegungsplans?

Wie bereits erwähnt kann ein virtueller Plan die Dokumentation des Vereins übernehmen. Was aber sind die Vorteile davon?

  • Nichts geht verloren

Listen, die nicht auffindbar sind? Wer spielt um 15:00 in welcher Halle? Ist Platz A am Nachmittag reserviert? Die Infos sind meistens auf handgeschrieben oder Excel-Listen zu finden. Stress entsteht dann, wenn diese Listen nicht sofort auffindbar sind. Ein virtueller Plan als Teil einer Buchungssoftware dagegen, hat alle wichtigen Daten gesammelt in einer Applikation. So können Mitarbeiter auch gleichzeitig sehen, wer wann wo mit wem spielt. So einfach geht das.

  • Daten sind up-to-date

“Wir müssen die Pläne neu ausdrucken, da es einige Änderungen gab.” Dieser Satz wird in Vereinen oft verwendet. Mit einem virtuell abrufbarem Plan findet man keine veralteten oder bereits stornierten Buchungen. Alle Daten werden in Echtzeit aktualisiert. Alle Änderungen werden den Mitarbeitern sofort angezeigt. Willkommen im 21. Jahrhundert.

  • Transparenz

“Die Änderungen habe ich aber noch nicht gesehen”. Nicht nur Mitarbeiter sondern auch Hallenwarte brauchen Einsicht auf Teilnehmerlisten und Spielzeiten. Wann sonst sollen sie sich um alles kümmern? Ein online Belegungsplan mit online Buchungssystem ermöglicht 100-prozentige Transparenz. So ist jeder auf dem neuesten Stand und niemand kann sagen “Die Infos hat mir aber niemand weitergegeben”.

  • Erreichbarkeit: 24/7

Will sehen, ob es Änderungen bei Buchungen gab, muss ich meistens alle Mails durchforsten. Es passiert auch oft, dass ich lange Telefonate führen muss. Habe ich aber alle meine Daten gesammelt online, kann ich diese Dinge 24/7 einsehen. Wenn Sportvereine also am Abend nochmal checken wollen, wer morgen die Halle belegt, können sie das auch um Mitternacht noch tun. Wenn es Änderungen gab, kann online nachverfolgt werden, wer diese gemacht hat. Das spart Zeit und Nerven.

  • Sicherheit

Das wichtigste zum Schluss: die Sicherheit. Mit Corona ist es jetzt eindeutig: Wir müssen gewisse Dinge nachverfolgen können, um uns zu schützen. Wenn also ein Corona Fall in meinem Verein gemeldet wird, möchte ich wissen, ob ich gefährdet bin, richtig? Ein virtueller Plan kann so Vereinen helfen, maximale Sicherheit für die Mitglieder zu bieten und sie im Falle eines Falles zu informieren. So werden die Mitglieder und ihr Umfeld geschützt.

Online Belegungsplan – Der Durchbruch für den Sport?

Wir haben jetzt viel über die Vorteile eines online Belegungsplans, bzw. über die eines online Buchungssystems für Sport gesprochen. Meistens kommt so ein virtueller Plan mit einer Software, die eigentlich noch viel mehr kann. Aber sind wir uns ehrlich, brauche ich als Verein oder Sportstätte so ein Programm wirklich? Es hat doch bis jetzt ohne auch immer alles sehr gut funktioniert. Never change a running system, nicht wahr?

Da ist sicher was dran. Allerdings kaufen wir uns auch nicht immer nur ein neues Handy, wenn das alte kaputt ist. Wir bleiben auch nicht bei einem alten Fernseher, nur weil der noch “in Ordnung” ist. In unserem Zeitalter sind wir ständig dem technischen Wandel ausgesetzt. Dauernd werden wir über neue Trends informiert. Nicht immer werden alle fortbestehen. Wenn wir uns aber ehrlich sind, wissen wir, dass das Internet ein “Trend von Dauer” ist.

Natürlich müssen sich Vereine und Sportstätten auf eine große Umstellung vorbereiten, wenn sie ein online Buchungssystem einführen. Jedoch sagen wir immer, lieber jetzt mit bei den Ersten dabei sein und nicht später mit Ach und Krach eine der letzten Sportstätten sein, die sich digitalisiert. Denn: Die Digitalisierung ist kein Trend, sie ist Tatsache.

Fazit: Krisenmanagement oder Zukunftstool?

Corona hat bei der Umstellung definitiv eine Beschleunigung bewirkt. Viele haben gesehen, wie wichtig es ist, auf digitale Ressourcen, wie ein online Buchungssystem zurückgreifen um den Mitgliedern und Kunden größtmögliche Sicherheit beim Ausüben ihres Sports zu bieten. Was vielleicht zu Anfang als Krisenmanagement betrieben wurde, ist jetzt fixer Bestandteil in vielen Sportstätten geworden. Viele haben gesehen, wie einfach und sicher eine Software als Verwaltungslösung ist und werden wohl auch nicht mehr zu den alten Prozessen zurückkehren. Die Zeichen stehen also definitiv auf Zukunftstool.

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